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TENER UNA EMPRESA ORGANIZADA ES CUESTIÓN DE ESTAR BIEN ASESORADO

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MASORA ha  ampliado su Portafolio de Servicios ofreciendo una nueva unidad de negocio llamada Gestión Integral de Archivos, la cual consiste en manejar toda Gestión Documental (GD), almacenamiento, consultas, programas de GD; de acuerdo a la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación.

Las profesionales encargadas de dirigir este servicio son Alexandra María Iral Rúa – Coordinadora Gestión Documental y Aleide Hincapié Silva – Directora Comercial Gestión Documental; capaces  de brindar asesoramiento y formación continua en la organización de archivos. Aleide Hincapié explica por qué es importante éste nuevo servicio de MASORA: “La idea es que las empresas del Oriente y los Municipios del Altiplano  cuenten con estos servicios y se pueda construir Gestión Documental  como debe ser, es decir no guardar la información por guardar, se trata de implementar un programa que permita tener una mejor organización en las empresas”.

Servicios en Gestión Documental

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Cuando se trata de almacenar, custodiar y conservar los diferentes tipos de documentos de las empresas bebe regirse por el Acuerdo 042  del Archivo General de la Nación: “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.

El servicio de Programa de Gestión Documental (PGD) trata de implementar la Resolución 8934. Alexandra M. Iral explica: “Dice la Resolución que todas las empresas  que sean vigiladas por la Superintendencia de Industria y Comercio, deben cumplir con dicha normatividad y con programas de Gestión Documental, a lo que se refiere es que debe tener tablas de Retención Documental”, la cual es una herramienta archivística que proporciona a la empresa saber por cuánto tiempo debe guardar los documentos en el Archivo de Gestión (central o histórico) y el valor o clasificación, ya sea primarios (Documentos fiscales, legales y administrativos)  o secundarios (documento históricos, científicos y otros que pueda tener la empresa).

Otra de las herramientas que se emplea para saber  por cuánto tiempo archivar un documento es la “Tabla de valoración documental”  herramienta archivística que se aplica a fondos acumulados,  los cuales son documentos físicos que se van almacenando sin darles ningún trámite, ni proceso generando desorden y desconocimiento del material almacenado.

GestionDocumental2“No se trata de realizar una logística caótica sino una intervención de un fondo acumulado, con unas tablas de valoración documental las cuales indican que documentos se pueden eliminar o conservar”, comenta la Directora Comercial de Gestión Documental.

Cuando se habla del Programa de Gestión Documental es preciso mencionar el ManualPINAR (Plan Institucional de Archivos) definido por el Archivo General  de la Nación como: “Un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.” Además toda empresa debe implementar un Diagnostico Archivístico, se emplea para mirar en qué condiciones está, por dónde empezar a trabajar y cuál sería la propuesta para presentar a la empresa. El PINAR obliga a que toda empresa debe tener un presupuesto anual para GD y es vigilado por el Concejo Departamental de Archivos, de no cumplirse las entidades incurrirán en sanciones y multas.

También incluye el Manual del Sistema Integral de Conservación que tiene como objetivo: “Indicar los criterios que deben tenerse en cuenta para la conservación de los documentos que producen las entidades en cumplimiento de sus funciones”. Es decir; cómo deben ser conservados los documentos, condiciones, estantería, pintura, cajas, personal encargado con perfil archivístico, todas las condiciones de ambiente, entre otras.

Ventajas de Gestión Documental

  • Ahorrar tiempo. 
  • Costos.
  • Bajar el margen de error
  • Todo se hace más rápido, oportuno, eficaz, eficiente.
  • Lo más importante  es tener una empresa organizada.
  • Buena calificación ante Contraloría y el Concejo Municipal de Archivos, evitando multas y sanciones. 

Software workmanager E.D

Software workmanager E.D: “Es un Programa de Gestión Documental, solución WEB transaccional, desarrollada con tecnología Microsoft; es una aplicación multiusuario que puede instalarse en su red corporativa. Organiza los documentos de la empresa según grupos, subgrupos y asuntos, posibilidad de crear la estructura de directorios (carpetas) que representa toda la estructura archivística manual, los documentos pueden ser capturados desde un scanner o capturarse desde Workmanager E.D.”

Los beneficios que aporta al implementar éste sistema son:

  • Controla la información desde el momento de su radicación y digitalización, facilitando la evolución, revisión y remisión por otras personas o áreas de la empresa.

  • Permite llevar una vigilancia  y mayor control  de todas las novedades de ejecución hasta que culmine.

  • Contiene apoyo de herramientas generales de software (plantillas, tablas de datos, hojas de cálculo, etc.) para facilitar el manejo de documentos e información.

  • Permite libremente crear ilimitados procesos de flujo de trabajo también llamados Workflow de documentos electrónicos y crear ilimitadamente formularios de captura personalizados para procesos específicos.

  • Generar la cultura digital con el objetivo de contribuir al cuidado y preservación del medio ambiente. En la actualidad las empresas invierten mucho dinero en papelería agregando a esto el manejo del bodegaje para los documentos físicos, el espacio en muchas ocasiones no es suficiente.

  • El sistema propone la digitalización de los documentos que ya existen antes de tener el software.

  • Ofrece seguridad un ejemplo de ello es poder firmar de modo digital sea por medio de voz biométrica o un estampado cronológico del tiempo, es una ventaja de este software a comparación de los otros sistemas que existen.